نظم اداری با 2 روش کاربردی - مجله سفرنامه پاریس

نظم اداری به معنای ترتیب، سازماندهی و هماهنگی عناصر و عوامل مختلف در یک سیستم است و از اهمیت نظم در جوانب مختلف زندگی از جمله طبیعت، جامعه خانه و محیط کار نشأت می گیرد. عملکرد منظم طبیعت؛ تعامل بین عوامل زیستی، چرخش سیارات، فصول سال و دوره های طبیعی، اهمیت نظم در طبیعت را نشان می دهند. نظم در جامعه نیز، به معنای داشتن قوانین، مقررات و رویه هایی است که باعث هماهنگی و تعامل بین افراد و گروه ها گردد. بعلاوه نظم سازمانی برای برنامه ریزی فعالیت ها، مدیریت زمان، بهبود بهره وری و رفاه در محیط کار لازم است. با ما در خبرنگارانمگ همراه باشید.

نظم اداری چیست؟

نظم در محیط کار از الزامات پیشبرد اهداف یک مجموعه است. حتی اگر این مجموعه از نفراتی اندک تشکیل شده باشد. نظم سازمانی شاخه های متنوعی دارد و برای انجام امور روزمره سازمان یا مجموعه از سوی همه کارکنان در بخش های مختلف از کارمند تا مدیر مجموعه راه گشا و ضروری خواهد بود. نظم و ترتیب سازمانی موجب ایجاد حالتی آرامش بخش و خوشایند در فضای کاری می گردد و آرامش و تمرکز کارمندان در کار را افزایش می دهد.

متدهای اجرای نظم اداری

نظم سازمانی انواع گوناگونی دارد و متدهای رسیدن به نظمی ایده آل در یک مجموعه روز به روز در حال توسعه و توسعه هستند. نظم محدوده ای گسترده از رعایت بهداشت فردی در محیط کار، اصل امانت داری، وقت شناسی و تعهد به مجموعه را شامل می گردد. نظم اداری همان طور که می تواند به بهبود روابط افراد در یک سازمان یاری کند، در صورتی که مرزهای محافظه کارانه ای برای کارکنان ایجاد کند می تواند مانع خلاقیت افراد یک سازمان گردد. اهمیت به کارگیری متدی که علاوه بر پیشرفت کار به خلاقیت کارکنان نیز اجازه بروز و ظهور بدهد، اهمیت بسزایی دارد.

نظم اداری ژاپنی

نظم اداری ژاپنی، به عنوان یک مدل پیروز در حوزه مدیریت و سازماندهی، به خصوص در صنعت و کسب و کار، معروفیت دارد. این نظم اداری در ارزش ها و اصول فرهنگ ژاپنی ریشه دارند. بعضی ویژگی ها و متدهای مشهور نظم اداری ژاپنی عبارتند از:

1. کیفیت و دقت: نظم اداری ژاپنی تاکید زیادی بر کیفیت و دقت در انجام کار دارد. استفاده از فنون و تکنیک هایی برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات، ارزش گذاری به جزئیات کوچک و دقیق و پیروی از استانداردهای بالا در فراوری و ارائه محصولات از این اصول است.
2. هماهنگی و تعامل: یکی از مهمترین ویژگی های نظم اداری ژاپنی، هماهنگی و تعامل بین اعضای سازمان است که اهمیت همبستگی و همکاری در سازمان، ارتباطات مؤثر، احترام به نقش و مسئولیت هر فرد و تصمیم گیری هماهنگ را سرلوحه قرار می دهد.
3. هرم سازمانی: نظم اداری ژاپنی بر مبنای ساختار هرمی سازمانی راسخ است، که هر فرد در سازمان درجه بندی شده و مسئولیت ها و اختیارات به صورت سلسله مراتبی تقسیم می شوند. بعلاوه، رسوم و قوانینی در سازمان وجود دارد که به وسیله همه اعضا رعایت می گردد و به حفظ نظم و انضباط در سازمان یاری می نماید.
4. تفکر گروهی: نظم اداری ژاپنی، اهمیت زیادی برای تفکر گروهی و همکاری در تصمیم گیری و انجام کار قائل است. اعضای سازمان به جای تمرکز بر فردیت و خودمختاری، در جهت تحقق هدف های گروهی و اشتراک اطلاعات و تجربیات خود کوشش می نمایند.
5. آموزش مداوم: یکی از عوامل کلیدی در نظم اداری ژاپنی، آموزش مداوم است. سازمان ها در ژاپن برای بهبود عملکرد و کیفیت، به صورت مداوم برنامه های آموزشی برگزار می نمایند و اعضا را در توسعه مهارت ها و به روزرسانی دانش خود تشویق می نمایند.
6. احترام و انضباط: احترام به اعضای سازمان، مدیران و مشتریان یکی از اصول اساسی نظم اداری ژاپنی است. انضباط در رفتارها و احترام به قوانین و قواعد سازمان و اجتماع، به حفظ نظم و تعادل در سازمان یاری می نماید.

در کل، نظم اداری ژاپنی با تأکید بر کیفیت، هماهنگی، هرمی، تفکر گروهی و احترام، به عنوان یک سیستم پیروز در مدیریت سازمان ها شناخته شده است. این نظم اداری به کاهش هدررفت منابع، بهبود عملکرد و افزایش توانمندی سازمان ها یاری می نماید.

روش سیستماتیک نظم ژاپنی S5

نظم اداری S5 یک مدل مدیریتی و بهبود کیفیت است که از ژاپن به دیگر کشورها توسعه یافته است. این مدل بر اصول نظم، پاکیزگی، پرسش، پیشنهاد و پیوستگی (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) تأکید دارد. این مفاهیم در زبان ژاپنی با حرف (S) شروع می شوند.

1. Seiri (Sort): این اصل به معنای انتخاب و جدا سازی موارد ضروری و غیرلازم است. هدف از این اصل این است که مواد، ابزارها، تجهیزات و اطلاعات مورد استفاده را معین کنید و موارد غیرضروری را حذف کنید.
2. Seiton (Set in order): این اصل به معنای ترتیب دادن به مواد، ابزارها و تجهیزات است. هدف از این اصل ایجاد نظم و ترتیب در محیط کار است تا موارد مورد احتیاج برای هر فرد قابل دسترسی باشد.
3. Seiso (Shine): این اصل به معنای پاکسازی و تمیزکاری است. هدف از این اصل حفظ نظافت و بهداشت محیط کار و تجهیزات است.
4. Seiketsu (Standardize): این اصل به معنای استانداردسازی فرآیندها و روش ها است. هدف از این اصل تضمین استفاده مستمر از سایر اصول و ایجاد یک سیستم مستدام برای حفظ نظم و ترتیب است.
5. Shitsuke (Sustain): این اصل به معنای حفظ و تثبیت اصول اجرایی است. هدف از این اصل ایجاد روحیه و اراده برای رعایت نظم و استانداردهای مشخص شده است.

مدل نظم اداری S5 بر اساس استفاده از مزایای نظم سازمانی، اصول، بهبود کیفیت، بهره وری و ارتقاء فرآیندها و عملکرد هدفمند سازمان بنا شده است.

نتیجه گیری

به طور کلی نظم اداری فواید زیادی را متوجه سازمان می نماید. مواردی از قبیل بهره وری بالاتر، کاهش خطا و اشتباهات، افزایش رضایت کارکنان، بهبود ارتباطات و تشخص سازمانی مجموعه خواهد شد. نظمی منعطف که با ویژگی های انسان مدرن سازگاری داشته باشد و احتیاجهای او را در مدل سازمانی مورد توجه قرار دهد به داشتن سازمانی خلاق و هدفمند و برقراری نظم اداری مطلوب یاریی روزافزون خواهد نمود.

پیشنهاد مطالعه: شماره پلاک خودرو به تفکیک استان را بخوانید.منبع: پیام دلتا